Başarılı kuruluşların mevcudiyetlerinin altında bilişim yatırımlarının etkisini görmek çok açıktır. Ancak nereden başlayacaksınız? Bu, bilişim teknolojisine ilk defa yatırım yapacak şirketler için çok önemli bir sorudur. Yeni bir iş kuruyor olsanız da, bilişim ile yeni tanışacak bir şirketi yönetiyor olsanız da, teknolojinin etkili biçimde nasıl kullanılacağına ilişkin bir plan yapmak gözünüzü korkutabilir. Ancak bu, içinden çıkılmaz bir durum değil. Özellikle de bazı temel kuralları izlerseniz.

Küçük veya büyük ölçekli olsun, şirketler teknolojiyi ve Internet ile ilgili uygulamaları iş hedeflerine ulaşmada kullanılacak bir araç gibi görmelidirler. Bu çalışmaların etkili olmasını istiyorsanız, bilişim alt yapısı yatırım planınızda ilk olarak iş planınızı devreye sokmalısınız. Yapmanız gereken, iş alanınızdaki birincil hedeflerin bir listesini çıkarmak oalcaktır.

Örneğin, bir perakendeci iseniz, birincil hedefleriniz şunlar olabilir:

• satışları artırma
• müşteri hizmetlerini iyileştirme
• yönetim giderlerini azaltma

Bu listeyi bir defa uygulamaya koyduktan sonra, teknolojinin bu hedeflere ulaşmada nasıl kullanılabileceği konusunda etraflı biçimde düşünmeye başlayabilirsiniz. Şimdi iş hedeflerinizin her birinin yanına, gerekli bilişim uygulamalarını yazabilirsiniz. Perakende örneği ile devam edin, uygulamalar şunlar olabilir:

Satışları artırma:

• hem yurtiçinden, hem de yurtdışından müşterilerin posta ile sipariş verebilmeleri için online bir mağaza.
• e-posta pazarlama kampanyaları
• merkezi bir müşteri veritabanı (böylece müşterilerle ilgili ayrıntılara/geçmiş işlemlere anında ulaşabilir, yeni pazarlama fırsatları için verileri inceleyebilirsiniz).

Müşteri hizmetlerini iyileştirme:

• "posta ile anket" hizmeti
• Web sitenizde bir `Sıkça Sorulan Sorular` bölümü
• karşıdan yüklenebilen ürün talimatnameleri ve kullanıcı kılavuzları
• online sipariş izleme işlevi
• bir e-posta bülteni
• sipariş ve stok geri dönüş sürelerini kısaltmak için üreticilerinize elektronik bağlantılar (bazı üreticiler stok miktarlarını online olarak öğrenebilmeniz için size parola korumalı bir Web sitesi yoluyla dahili veritabanlarına erişim izni verebilir).
• müşteriler bağlandığında işlemlerinin ayrıntılarını otomatik olarak ekranda görmelerini sağlayan entegre bir telefon-veri sistemi.

Yönetim giderlerini azaltma:

• paradan ve yönetim için harcanan zamandan tasarruf sağlayan elektronik ödeme olanağı (üreticilerin faturaları ve personel aylıkları) faturalama ve e-bankacılık.
• formların, tatil çizelgelerinin, müşteriler ile ilgili ayrıntıların, üretici sözleşmesi ile ilgili ayrıntıların vb. aynı yerde saklanabileceği ve bir Internet bağlantısı yoluyla her yerden erişilebilecek, personelin kullanabileceği bir Intranet (en basitinden, ağ üzerinde dahili bir Web sitesi).
• E-arama. Internet`i kullanarak kısa sürede başka üreticiler de bulabilir, Web`de bütün dünya pazarlarıyla iletişim kurabilir, daha başka ürünlerle karşılaşabilir, online pazarları ve müzayedeleri kullanarak daha uygun fiyatlı ürünler bulabilirsiniz.

Denize büyük bir ağ atın

Birincil hedeflerinizi belirledikten sonra, bakışınızı genişletebilirsiniz. `Mükemmel dünya` senaryonuzu oluşturun. (örneğin; kağıt kalem yok, büyük stoklar yok, kazançlı iş vb.). Ve bu hedeflere ulaşmada IT teknolojisinden nasıl yararlanılacağını öğrenin

Nerede olduğunuzu görebilmek online durumda iken çok daha kolaydır. Bazı rakiplerinizin teknolojiyi nasıl başarıyla kullandıklarını gördüğünüzde şaşıracaksınız.

Fırsatları iyi kollayın. Rakiplerinizden bazıları müşterilerine ulaşmak için birden fazla yol kullanıyor olacaktır (cep telefonları, etkileşimli TV`ler vb.). Diğerleri de teknolojiyi kendi şartlarına göre yeni biçimlerde kullanıyor olacaklardır. Örneğin, Saf Hayvansal Besin Şirketi üreticilerden gelen e-postalardaki fotoğraflara bakarak sipariş vermeden önce ürün kalitesini araştırır, sonra sorunlu ürünlerin fotoğraflarını göndererek durumu bildirir.

Bazı kuruluşlar, tasarımlarını paylaşmak ve belgeleri online olarak tartışmak üzere yoğun bir şekilde, görüntülü ve sesli toplantı programlarını, birlikte çalışma olanağı sağlayan yazılım araçlarını kullanır. Ayrıca, şirket dışında çalışan ve dünyanın herhangi bir yerinden, herhangi bir zamanda, gündüz veya gece, satışlarla veya teknik destekle ilgili bilgileri almak için şirketin veritabanına bağlanan elemanları da olabilir. Bunların hiçbiri gözünüzde büyütülecek kadar zor değildir. Bu teknoloji oradadır ve sizin kullanmanızı beklemektedir. Ancak, sağlayacağı yararları ve yatırımlarınızın size nasıl geri döneceğini belirlemeniz gerekir.

Yeni teknolojiyi adım adım kurun - Çiğnemeden yutmayın !

İş hedeflerinize uygun teknolojileri seçtikten sonra, bunları bir önem sırasına koyabilirsiniz. İşinizde en büyük farkı hangisi oluşturacak? Şirketinizi daha etkin kılmada temel taşı olarak kullanmanız gereken IT uygulaması hangisi olmalı? Ve bu öncelik listesini, gerçekleştirme aşaması için bir program oluşturmak üzere kullanabilirsiniz.

Sıfırdan başlayan kuruluşlar için, dahili IT sistemleri (merkezî bir müşteri veritabanı, hızlı ve güvenilir bir Internet bağlantısı, fatura göndermek için elektronik formlar vb.) büyük olasılıkla listenin en başında bulunacaktır. Şirketinizin omurgası Taş Devri`nde yaşıyorsa, harika bir Web sitenizin olmasının pek bir anlamı yoktur.

Her şeyden önce, çeşitli IT olanaklarının işe yarayan ve zayıf kalan yönlerini tam olarak anlayın. Sağlam bir garanti ve müşteri desteği sağlayıp sağlamadıklarına bakın. Aksi takdirde, sürekli olarak yangın söndürmek zorunda kalırsınız. Personelinizi eğitin ve hep birlikte aynı notaları okuduğunuz bir ortam oluşturun. Ve en önemlisi, test edin, sonra yine test edin ve bir daha test edin!